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如何破解一年一度的預算編制之殤?

2018-12-19 09:13:52 來源: 互聯網
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  當前正值轟轟烈烈的預算編制時節,無論是對于實施全面預算管理的負責人還是每個責任主體的預算員來說,著實是一場耗費心力的過程。

預算,痛苦的年度儀式?

  根據PWC調查,一個完整的預算流程通常需要110天時間,因此,Gartner稱預算為“一個痛苦的年度儀式”。手工條件下的預算管理的關鍵詞常常是困難、復雜。

  面臨這樣的痛苦的人還真不少。

  簡書上有網友寫到:“又到編制年度預算工作的時候,在總監的統籌下,克服所有的艱難險阻后總算順利完成當年的預算編制工作,但是經歷是痛苦及郁悶的,痛苦不堪的不是工作的強度大,而是這種完成工作的方式。因為在工作開展中溝通不暢(部門內部、部門間、區域公司與上、下級公司),未得到管理高層足夠的資源及理念支持導致了許多重復工作,降低了工作效率。”

  百度知道上,有的網友也認可這一點,詢問:“預算是一個痛苦的年度儀式,預算管理到底該怎么做?”回答者首先認為“這個定位說出了廣大財務人員的心聲”,當然,該回答者也認為,“預算管理是一個規范化管理的公司不可少的一個重要管理環節”。

預算之殤,殤在何處?

  集團負責預算管理的部門以財務部門居多,財務部門會在全面預算管理辦法中往往行使預算管理辦公室的職責,集團預算管理員作為預算管理辦公室這樣執行部門的執行者,在預算管理的環節中最為關鍵、最為辛苦。對于他們來講,要做的事情有很多,如:

  確定預算編制的各項制度、依據、假設條件;

  確定預算編制范圍、部門;

  確定預算編制的起點、流程;

  統一預算的編制口徑;

  設計適用于多個業務板塊的預算表格編制形式、確定各類預算表之間的勾稽關系、確定預算編制內容的明細程度、并下發對每張表或每類預算的編制說明;

  收集各單位預算,確保在既定的時間完成預算編制工作;

  匯總各單位、各部門預算,形成公司或集團整體預算;

  初步評審預算,對于明顯不在預算目標范圍內的預算進行溝通,指導其修改;

  組織各單位的一把手、財務總監、各歸口單位負責人、集團領導、集團財務部門召開一輪又一輪預算評審會,每次評審會時將海量的預算信息以簡明扼要的形式向領導們進行匯報,記錄責任單位與集團領導的博弈過程與博弈結果,組織下一輪的修改與評審。

  之所以拿這樣一個角色的工作來說,是因為從這樣一個角色職責中,我們對集團整個預算工作可見一斑。這其中的隱含信息很多啊!可以各責任部門需要一輪一輪上報修改預算、各歸口單位需要一輪一輪匯總協調、領導們需要一輪一輪開會討論博弈……

  然而,這只是剛剛開始,月度預算的編制,每月的經營情況評審,因組織機構調整、業務調整、經營環境變化等隨之而來的預算調整,實際數據與預算數據的比較分析,以此為依據的績效考核,等等,哪一項都在考驗著企業預算工作者們的神經。

  針對為什么會覺得預算很痛苦,網友Aileen也分析了一些原因:他認為,“由于預算執行者(從部門分管領導到下屬員工)對公司的計劃和目標不清晰,對預算的重要性意識不夠,一開始便草草完成預算,導致預算起點(銷售任務)反復修改,延遲了之后各流程的時間節點;另有些銷售任務是在整個預算初稿完成后進行調整,導致所有的預算節點的編制內容全盤推翻重新預測及編制。” “從啟用新的預算編制模式到整個集團廣泛實施,未進行試點且時間倉促,預算編制人對預算編制流程不熟悉,返工率高。”

  然而,奇怪的是,任何一個推行了全面預算體系的企業沒有將之廢棄的,只會一年比一年做得好。為什么?全面預算管理還是解決了很多的管理問題,與這些暫時的、可解決的痛苦相比,其價值是得到了廣泛認可的,是無可替代的。

如何破局?

  在這個“大智移云”的時代,預算什么時候也可以更加智能化呢?在這個問題上,一直致力于預算信息化的東華厚盾做了很多的探索。

  首先,預算編制工作涉及面廣、內容多、編制過程復雜。

  厚盾認為,預算編制本身確實是一項復雜的系統工程,可以將這個系統盡量形象化地給大家呈現出來。預算編制是個全立體的過程,就像蓋一座大樓,需要明確有多少層樓(多少預算層級)、每層樓有多少房間(多少責任單位)、做什么業務(分別負責什么預算)、房間與房間需要如何布線聯通(預算與預算之間的勾稽關系)、樓層與樓層間需要多少根立柱(每類業務預算在多個層級間N上N下匯總分解的流程)等等。那么,我們可以對這些復雜的過程按部就班地管起來,比如,對預算的N上N下的編制過程進行管理,設定每次上下的起止時間、查看到每類預算在各單位的編制狀態、對表格與表格之間千絲萬縷的邏輯關系進行直觀的圖形化展示、對匯總數據的來源實現輕松鉆取等等手段,把抽象的工作變成各種可視化、形象化的工具。

  還有,組織的變動給預算帶來的困擾也是很多企業的痛點。

  在供給側改革、產業互聯網化的大潮中,轉型成為了趨勢。企業間的并購、企業內部的戰略重組、業務甄選、產品快速迭代、商業模式創新都必然會帶來組織的調整。這意味著,年初大費周章所做的預算管理的假設條件發生了變化,同樣面臨著調整。為此,東華厚盾也針對這樣的情況做了深入的思考。部門的變化可以分為哪些情況?部門合并、拆分、取消……,這些行為背后的本質是什么?我們需要根據部門變化的本質去調整對應的預算的流向。只要將這些都分析清楚了,組織的調整帶來的無非就是按部就班地對組織進行增刪、對預算按組織變動本質重新進行重新分配的過程。

  再者,一層層的預算審核,缺乏依據,生怕在這場與下級博弈的過程中失算,不知是否應該批準。

  年度預算是在目標之下的,每一層級的審核者面對各單位報上來的大量帶著各種邏輯關系的數據,需要有輔助審核的手段,東華厚盾在這個問題上,在多個項目中進行了深入調研,站在各層級的審核人角度,分析審核人最期望的展現樣式、審核時需要了解的相關信息,最便捷的審核方式,為審批者提供了多種智能化的審批展現形式,在審批中幫助理清待審批事項在整個預算模型中所的位置、組織之間關系等,減少審核人的決策難度。

  像以上這樣的思考還有很多,東華厚盾在十六年在全面預算管理信息化行業的積累之上,精益求精,當前各種智能化變革正在如火如荼地進行,預算管理自然要跟上腳步。

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